Política tratamiento datos personales

PROFESIONALES EN EDUCACIÓN LIMITADA – PROFED LTDA., con NIT 800.178.842-1, constituida el día 16 de junio de 1992 mediante escritura pública No. 1219 de la Notaría Primera de Barrancabermeja, entidad que pertenece a la especie de Sociedades Comerciales de Responsabilidad Limitada, de nacionalidad colombiana, domiciliada en Barrancabermeja, (Santander) y cuyo objeto social es la Administración y prestación de servicios educativos y asesorías educacionales en las áreas de educación preescolar, básica primaria, básica secundaria, media vocacional y educación superior; la creación y organización de planteles educativos en los niveles de preescolar, primaria y bachillerato en sus distintas modalidades como puede ser: Clásico, Comercial, Agrícola e industrial; la ejecución de actos conexos o complementarios del mismo objeto social y la prestación de servicios de capacitación programas de educación no formal.

PROFED LTDA, en desarrollo de su quehacer, debe manejar datos personales, tanto de los usuarios de sus servicios, miembros de la comunidad educativa, empleados y las demás personas o entidades relacionadas con su actividad, a través de la recolección, almacenamiento y uso de datos personales.

Nuestra Constitución Política en su Artículo 15 consagra como derecho fundamental, el derecho de Habeas Data, por el cual todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, y el Derecho de la Información, Artículo 20, mediante el cual todas las personas tienen derecho a recibir información veraz e imparcial, garantizándose el derecho a la rectificación en condiciones de equidad.

Mediante la Ley 1581 de 2012, se creó el Régimen General de Protección de Datos Personales, en el que se establecen las directrices para el tratamiento de datos personales realizado por entidades públicas o privadas.

Además, a través del Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, para facilitar la implementación y el cumplimiento de la misma, se reguló:

«(…) la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales (…)».

Por  todo lo  anterior,  la Representante  Legal de Profesionales en Educación Limitada – PROFED  LTDA, fija la siguiente POLÍTICA  DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

 

I. OBJETO

La Política de Tratamiento de la  Información de PROFED LTDA, se expide  para determinar los parámetros bajo los  cuales deben tratarse y administrarse todos los datos  personales de personas  tanto naturales   como jurídicas que  alimenten y constituyen las bases de datos de la empresa.

 

II. DEFINICIONES

Para efectos  de la presente política,  se definen las siguientes palabras:

  • AUTORIZACIÓN: Consentimiento     previo, expreso  e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • AVISO DE  PRIVACIDAD: Comunicación verbal  o escrita, generada  por el Responsable,  dirigida al Titular para  el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le  informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento  de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las  mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • BASE   DE DATOS:   Conjunto    organizado  de datos personales  sometidos a tratamiento  por parte del responsable o encargado del tratamiento.
  • DATO   PERSONAL:  Cualquier   información  vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales determinadas o determinables.
  • DATO     PRIVADO:  Es    aquel    cuyo conocimiento     o divulgación, por tener naturaleza intima y reservada, interesa   sólo a su titular.
  • DATO   PÚBLICO: Es  el dato que no sea  semiprivado, privado  o sensible.  Son considerados  datos públicos, entre   otros, los datos relativos  al estado civil de las personas,  a su profesión u oficio y a su calidad  de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros  públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • DATO   SEMIPRIVADO: Es  aquel   cuyo conocimiento   o divulgación interesa   a su titular y a un determinado grupo de personas o  sector social. Ejemplo, la actividad comercial o profesional.
  • DATO  SENSIBLE: Es aquel que afecta la intimidad de su titular,     o que su uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas  o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • ENCARGADO    DEL TRATAMIENTO:  Es    la persona natural  o jurídica de  naturaleza pública  o privada, que realiza   el tratamiento de datos  personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.
  • RESPONSABLE   DEL TRATAMIENTO: Es   la persona natural   o jurídica, de naturaleza   pública o privada, legitimada  para decidir sobre el tratamiento  de datos personales o la base de datos.
  • TITULAR:  Cada una de las  personas naturales  con las que se relacionan los datos personales.
  • TRANSFERENCIA: Tratamiento  dado por el responsable o encargado  del tratamiento   mediante el envío   de información o de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera de Colombia.
  • TRANSMISIÓN: Tratamiento  dado por el encargado del tratamiento a los datos personales  para comunicarlos dentro o  fuera de Colombia bajo la  responsabilidad del responsable  o encargado del tratamiento mediante  el envío de información.
  • TRATAMIENTO DE  DATOS PERSONALES: Conjunto  de actividades a las que se someten los datos  personales. (recolección, almacenamiento y uso de  los datos personales).

 

III.   PRINCIPIOS

En todo tratamiento de datos personales que realice PROFED LTDA,   se aplicarán los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales  en Colombia, y en especial los siguientes:

  • PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: Para el tratamiento de datos personales  realizado por PROFED LTDA, se aplican  las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen  General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD:  El  tratamiento   dado por PROFED  LTDA a los datos personales que trata, obedecen a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales  están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. La cual debe ser informada al titular.
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD:  El  tratamiento   que realice PROFED  LTDA a los datos personales, lo hace de acuerdo a la  autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información  sujeta a tratamiento  por parte de PROFED LTDA debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable  y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados  o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: PROFED LTDA, garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: PROFED LTDA, garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizado conforme a la Ley.
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: PROFED LTDA, implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos, evitando el uso, la adulteración, la pérdida o consulta no autorizada o no deseada.
  • PRINCIPIO   DE CONFIDENCIALIDAD:   El   tratamiento dado   a los datos personales   de bases de datos de PROFED  LTDA, se realiza con estricta confidencialidad y reserva,  de acuerdo a las finalidades descritas en la presente  política, inclusive después de finalizada su relación con  alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación  de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de actividades autorizadas por la Ley.

 

IV. ESTRUCTURA DEL RÉGIMEN  GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE PROFED LTDA

  • RESPONSABLE   DEL TRATAMIENTO: Para   cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los derechos y deberes  consagrados en la presente política, PROFED LTDA define como responsables:

A la  Rectora,  en la Institución  Educativa Infantas Sedes Miramar y El Parnaso.

A   La Coordinadora   Administrativa en la   sede de la Administración de Profed Ltda.

  • ENCARGADO  DEL TRATAMIENTO: Para  efectos  de la presente política,  serán encargados del tratamiento  de datos personales bajo el compromiso  de PROFED LTDA, cada uno de los responsables,  según el caso, de cada una de las áreas o dependencias académicas o administrativas  de las que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales  de los que se pregonan en ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en la presente política.
  • CANALES DE COMUNICACIÓN: PROFED LTDA, establece como canales de comunicación entre los encargados del tratamiento de datos personales y titulares o sus respresentantes los indicados en el punto XVII (REGLAMENTOS)

 

V. CLASIFICACIONES DE LOS  TIPOS DE DATOS

PROFED     LTDA, en   ejercicio de   sus actividades,    utiliza principalmente los siguientes tipos de bases de datos:

  • BASES  DE DATOS  PERSONALES DE  ESTUDIANTES: Base de datos en la que se recolectan, almacenan y usan datos  personales de los estudiantes de preescolar, primaria y secundaria de las instituciones educativas que administra o tiene la empresa, quienes al momento de la recolección   de los datos personales se encuentran inscritos y/ o matriculados en cualquier grado de educación o quienes ostentaron la calidad estudiantes.
  • BASES DE DATOS DE ASPIRANTES A SER  ESTUDIANTES DE LA INSTITUCIONES ADMINISTRATADAS POR PROFED LTDA: Base  de datos en la que se recolectan, almacenan y  usan datos personales de los estudiantes que  se postulan para ingresar  a alguna de las  instituciones administradas  por PROFED  LTDA, para los diferentes grados de educación.
  • BASE DE DATOS  DE EGRESADOS DE LAS INSTITUCIONES ADMINISTRADAS POR PROFED LTDA:  Base de datos en la que se recolectan, almacenan y usan   datos personales    de los miembros de   la comunidad educativa, que   ostentan la calidad de egresados de las instituciones administradas por PROFED LTDA.
  • BASE  DE DATOS  PERSONALES DE   EMPLEADOS Y CONTRATISTAS DE PROFED LTDA:  Base de datos en la que se recolectan,  almacenan y usan datos personales de empleados o  contratistas de PROFED LTDA. Para tal efecto, deberá  existir entre el titular de los datos personales y  el responsable del tratamiento un vínculo laboral, de prestación de servicios, comercial, contractual o de cualquier tipo.

 

VI. TIPO  DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS, ALMACENADOS Y USADOS POR  PROFED LTDA

El responsable y/o  encargados del tratamiento de datos personales,  recolectarán, almacenaran y/o usaran los datos personales necesarios para la alimentación de cada uno de los tipos de bases de datos personales  manejados por PROFED LTDA.

En cada  formulario,  encuesta y/o  medio empleado  para la recolección de datos personales, PROFED  LTDA, informará los datos personales que desea   tratar de acuerdo a las finalidades consagradas en la presente política.

 

VII. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El    responsable    del tratamiento    y/o el encargado   del tratamiento de las  bases de datos mencionadas  en la presente política, tratan los datos  personales constitutivos de dichas bases de datos, con las siguientes finalidades:

  1. Mantener una comunicación constante y  eficiente con los titulares de los datos personales, relativa al quehacer de la empresa, de acuerdo a los perfiles  de cada tipo de base de datos definida en la política.
  2. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga PROFED  LTDA.
  3. Dar   cumplimiento  a obligaciones  contraídas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores y empleados.
  4. Realizar  actividades  de mercadeo, publicidad,  envío de información de cada uno de los programas académicos ofrecidos  por la empresa, así como la promoción de las demás actividades o servicios  relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa.
  5. Evaluar la calidad del servicio
  6. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
  7. Mantener  un consolidado  de la población  que integra la Comunidad   educativa y la realización   de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de    indicadores o información relevante para el cumplimiento de la misión institucional.
  8. Compartir  los datos  personales o   las bases de datos tratadas por la  empresa a terceros que gestionen, ayuden o   desarrollen la ejecución de actividades propias  de la empresa o se deriven del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros.
  9. Demás  finalidades contempladas en  la Política de Tratamiento de Información de la empresa.

 

VIII. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES PARA TRATAMIENTO POR  TERCEROS DE DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS POR PROFED LTDA:

La  aceptación  de la presente política,  implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad de que PROFED  LTDA, respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o  transferir la totalidad de los datos del titular a terceros.

A  su vez,  PROFED LTDA,   se compromete a  informar a terceros, los parámetros bajos los cuales se ha concedido la autorización  y el debido respeto que debe hacerse de la presente política, informando a los terceros que sólo podrán hacer uso de dichos  datos y/o información mientras subsista el vínculo legal o contractual con PROFED LTDA, y única y exclusivamente para los  usos expresamente definidos por ésta.

 

 IX. AUTORIZACIÓN PARA  TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EFECTUADOS POR  PROFED LTDA

PROFED  LTDA, tratará datos personales de personas naturales que  expresamente la autoricen de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente política.

 

 X. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

PROFED  LTDA, sólo realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el  titular dé su autorización. En esta medida, PROFED LTDA siempre   indicará a los titulares de datos personales cuáles de los datos    que busca recolectar, almacenar y usar son sensibles, informándole al titular  la facultad potestativa que tiene de suministrarlos o no.

 

XI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

PROFED   LTDA, siempre respetará  el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

La  autorización  de los menores de 18 años, siempre deberá ser otorgada por sus representantes legales.

Es tarea  del Estado y  las entidades educativas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores, respecto del tratamiento indebido de sus datos personales,   y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes, de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

 

XII. DERECHOS DE LOS  TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

En  armonía  con la reglamentación  del Régimen General de Datos  Personales Colombiano, PROFED LTDA  informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a:

  • Conocer,  actualizar   y rectificar  sus datos personales frente  a los Responsables del Tratamiento  o Encargados del Tratamiento. Este derecho se  podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,  inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a  error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar  a PROFED  LTDA, prueba  de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo  a los procedimientos descritos en la presente política
  • Ser informado por PROFED  LTDA del uso o tratamiento al que son sometidos sus datos personales.
  • Presentar quejas  ante la Superintendencia  de Industria y Comercio por infracciones  al Régimen General de Protección de Datos Personales  y a la presente política, una vez agotados los procedimientos descritos en ésta.
  • Revocar  la autorización   otorgada a PROFED LTDA  y/o solicitar la supresión del  dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales  y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya  determinado que en el Tratamiento el Responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias  al Régimen General de Protección de Datos Personales y a la Constitución.
  • Acceder   en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

 

XIII. CASOS EN QUE  NO ES NECESARIA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR  DE LOS DATOS PERSONALES

No es necesaria la autorización del titular, cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. Datos de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

XIV. OBLIGACIONES DE PROFED LTDA

PROFED     LTDA, al    momento de solicitar    al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y  expresa lo siguiente:

  1. El Tratamiento    al cual serán sometidos  sus datos personales y la finalidad del mismo;
  2. El carácter facultativo  de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  3. Los derechos que le asisten como Titular;
  4. La  identificación,  dirección física o  electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

PROFED  LTDA, deberá conservar prueba del  cumplimiento de lo previsto en el  presente artículo y, cuando el Titular  lo solicite, entregarle copia de esta.

 

XV. DEBERES DE PROFED LTDA

PROFED   LTDA, debe  cumplir con los siguientes  deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones legales:

  1. Garantizar al  Titular, en todo tiempo,  el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y  conservar, en las  condiciones previstas  en la presente ley, copia de la respectiva autorización  otorgada por el Titular;
  3. Informar  debidamente  al Titular sobre  la finalidad de la recolección  y los derechos que le asisten por virtud  de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias  para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar  que la información   que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar  la información,  comunicando de forma oportuna al  Encargado del Tratamiento, todas las  novedades respecto de los datos que previamente  le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar  al Encargado del  Tratamiento, según el  caso, únicamente datos cuyo Tratamiento  esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. Exigir al  Encargado del  Tratamiento en todo momento, el respeto a las  condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar   las consultas   y reclamos formulados   en los términos señalados en la presente ley;
  11. Adoptar  un manual  interno de políticas  y procedimientos para  garantizar el adecuado   cumplimiento de datos personales  y en especial, para la atención de consultas  y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información  se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado  la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar  a solicitud del  Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones  a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las  instrucciones  y requerimientos  que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

XVI. DEBERES DE LOS  ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS  DATOS PERSONALES

Los    encargados   del tratamiento,    deberán cumplir los siguientes  deberes, sin perjuicio de las disposiciones  legales que rijan la materia y su actividad:

  1. Garantizar al  Titular, en todo tiempo,  el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias  para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales;
  4. Actualizar  la información  reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5)  días hábiles contados a partir de su recibo;
  5. Tramitar  las consultas  y los reclamos formulados  por los Titulares en los términos señalados en el presente documento;
  6. Adoptar  un manual  interno de políticas  y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento del manejo de los datos  personales, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. Registrar  en la base  de datos las leyenda  «reclamo en trámite» en  la forma en que se regula   en el presente documento;
  8. Insertar  en la base de datos la  leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente  sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  9. Abstenerse  de circular información  que esté siendo controvertida   por el Titular y cuyo bloqueo   haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  10. Permitir  el acceso  a la información   únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  11. Informar  a la Superintendencia  de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones  a los códigos de seguridad y existan  riesgos en la  administración de la  información de los Titulares;
  12. Cumplir las  instrucciones  y requerimientos  que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

XVII. PROCEDIMIENTOS

PERSONA  O ÁREA RESPONSABLE  DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y/O RECLAMOS:

El responsable y  los encargados del tratamiento de los datos personales  contenidos en las bases de datos tratadas por PROFED   LTDA, serán los responsables de la atención de peticiones, consultas o reclamos.   Sin embargo y para mayor facilidad, PROFED LTDA establece como canal de comunicación  entre los encargados de tratamientos de datos y los titulares o sus representantes a:

ADMINISTRACIÓN DE PROFED  LTDA

www.profed.com.co

habeasdata.profed@gmail.com

Auxiliar Administrativa

Calle 60 No. 19A-40

Teléfono 6224888

Celular 310 2258647

 

INSTITUCIÓN EDUCATIVA INFANTAS SEDES  MIRAMAR Y EL PARNASO

www.colegioinfantas.edu.co

habeasdata.profed@gamil.com

Secretaria Sede Miramamar

Carrera 17 No. 64-35

Teléfono 6031000

Celular  3105786765

Secretaria Sede El Parnaso

Carrera 17 No. 64-35

Teléfono 6031005

Celular  3105782488

Secretaria Sede Infantas

Calle 64 No. 18-69

Teléfono 6031002

Celular  3105788955

 

  A. PROCEDIMIENTO  PARA EJERCICIO   DE DERECHO DE LOS  TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Estos procedimientos,  sólo podrán ser ejercidos  por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En todos  los procedimientos  el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos:

  1. Nombre completo
  2. Dirección de correo electrónico
  3. Dirección para envío de correspondencia
  4. Teléfono o número de celular
  5. Indicar si se obra en nombre propio o en representación de otro mediante poder debidamente otorgado.
  6. Indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud
  7. Aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la solicitud.

 

B. PROCEDIMIENTO     PARA CONOCER    LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR  PROFED LTDA

El  titular  de los datos   personales o sus  representantes pueden elevar  solicitud a PROFED LTDA y/o   al encargado del tratamiento de datos para que le  permita conocer los datos   personales     que la empresa   ha recolectado, almacenado   y/o usado, agotando el siguiente procedimiento:

  1. El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico habeasdata.profed@gmail.com o a cualquiera  de las direcciones establecidas en los canales de comunicación de este numeral,  indicando el objeto de su solicitud, un breve motivo de la misma, e incluir por lo menos, una dirección de correo  electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar  obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.
  1.  PROFED   LTDA, a  través, del   representante designado, remitirá la solicitud al Responsable y/o  encargado del tratamiento para que en un término máximo de 10 días hábiles,  contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.

Si  el responsable y/o  encargado del tratamiento no puede atender la  solicitud dentro de los 10 días hábiles, se le notificará  al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede  ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud,  que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

 

C. PROCEDIMIENTO PARA  CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR  O SUPRIMIR LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR  PROFED LTDA

  1.  El titular  de los datos  personales o sus representantes pueden elevar  solicitud a PROFED LTDA y/o al encargado del  tratamiento de datos para que sus datos personales tratados  por la empresa, sean corregidos, actualizados o suprimidos  si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento  a cualquiera de los deberes contenidos  en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las   presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:

El titular  o su representante,  deberá elevar su solicitud dirigida la  responsable o encargado del tratamiento indicando:

  • La identificación del Titular,
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
  • La dirección y demás datos de contacto del titular,
  • Asimismo, el titular o su representante deberá acompañar la solicitud con los documentos corroboren la misma.

Si   no se  cumplen  con los requisitos   enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de  recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos.

Si  transcurren dos meses contados a partir de la  fecha en que se le solicita al interesado que cumpla  los requisitos establecidos, sin que éste los subsane,  dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

  1. Una vez recibida  la solicitud, y en un término  no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la  fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en  la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el motivo de la  misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud.

Asimismo, se tendrán dos (2)  días hábiles para dar traslado al  competente para atender la solicitud,  si quien la recibe no está legitimado para responderla.

  1. El  responsable o  encargado del tratamiento dispondrá de quince  (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.

Si  no fuere posible atender la solicitud dentro  del término señalado, PROFED LTDA, informará  de ello al interesado, indicando los motivos que  impiden atender su solicitud e informándole de la   fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún  caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Parágrafo. No  podrá concederse la supresión  de los datos personales por solicitud realizada por el titular o  su representante, cuando exista un deber legal o contractual para    que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

 

D. PROCEDIMIENTO  PARA REVOCAR LA  AUTORIZACIÓN DADA A PROFED LTDA PARA  TRATAR LOS DATOS PERSONALES

El   titular   de los datos   personales o su  representante, pueden revocar la autorización dada a la PROFED  LTDA para el tratamiento de sus datos personales, elevando   una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud.

Para dar trámite  a la misma se seguirá  el procedimiento consagrado en el  procedimiento para corregir, actualizar, rectificar  o suprimir los datos personales tratados por PROFED  LTDA.

 

XVIII. DISPOSICIONES FINALES

VIGENCIA   DE LA POLÍTICA.  La  presente política  rige a partir de la  fecha de su publicación  y deja sin efectos las demás disposiciones  institucionales que le  sean contrarias. Lo no previsto  en la presente política se reglamentará  de acuerdo al Régimen General de Protección  de Datos Personales vigente en Colombia.

 

ANEXOS:

  1. AVISO DE PRIVACIDAD. Para Bases de datos creadas antes de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de PROFED  LTDA,
  2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES  POR PARTE DE PROFED LTDA. Para Bases de datos creadas  después de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de PROFED  LTDA.

Dada en Barrancabermeja,  el día 18 del mes de noviembre de 2.014.

 

GLORIA  JANETH MÓNOGA MEJÍA

Representante Legal

 

  1. AVISO DE  PRIVACIDAD PARA  BASES DE DATOS CREADAS ANTES DE  LA ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROFED LTDA:

En  cumplimiento  de lo establecido  en el Artículo 10 del Decreto 1377 de  2.013 que reglamenta   la Ley 1581 de 2.012, PROFED  LTDA, se permite comunicar que, con anterioridad  a la entrada en vigencia de la referida norma, ha recolectado y  procesado datos personales en desarrollo del cumplimiento de su objeto social.

Con el  propósito de   dar un adecuado  tratamiento a sus datos  personales de acuerdo al   Régimen General de Protección de Datos Personales  reglamentado por la Constitución Política Nacional en sus  artículos 15 y 20, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y  siendo primordial para nuestra institución contar con su consentimiento  es uno de los elementos más importantes que integran el concepto de privacidad,  y además, para mantener una comunicación constante con usted, le compartimos que PROFED  LTDA, ha creado una Política de Tratamiento de Información, por medio de la cual   se establecen los parámetros para manejar la información contenida en los Bancos y Bases de Datos de la  empresa, que usted podrá encontrar en el inicio de la página web: www.profed.com.co

De    conformidad   con lo anterior,   PROFED LTDA, como empresa  que almacena y recolecta datos  personales, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa,   expresa, voluntaria y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas,  recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados  y que se han incorporado en distintas bases de datos o  bancos de datos, o  en repositorios electrónicos de todo tipo.

Esta  información  es y será utilizada  en desarrollo de las funciones  propias de PROFED LTDA en su  condición de empresa privada que presta servicios educativos, de forma directa o a través de terceros, de acuerdo con la política de tratamiento de información.

A su vez, es nuestra responsabilidad informarle que en el Capítulo VII de dicha  política se establecen las finalidades con las cuales son tratados sus datos  personales por nuestra institución; para:

  1. Mantener una comunicación constante y  eficiente con los titulares de los datos personales, relativa al quehacer de la empresa, de acuerdo a los perfiles  de cada tipo de base de datos definida en la política.
  2. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga PROFED  LTDA.
  3. Dar   cumplimiento  a obligaciones  contraídas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores y empleados.
  4.  Realizar  actividades  de mercadeo, publicidad,  envío de información de cada uno de los programas académicos ofrecidos  por la empresa, así como la promoción de las demás actividades o servicios  relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa.
  5. Evaluar la calidad del servicio
  6. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
  7. Mantener  un consolidado  de la población  que integra la Comunidad   educativa y la realización   de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de    indicadores o información relevante para el cumplimiento de la misión institucional.
  8.  Compartir  los datos  personales o   las bases de datos tratadas por la  empresa a terceros que gestionen, ayuden o   desarrollen  la ejecución  de actividades  propias de la empresa   o se deriven del cumplimiento  de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros.
  9. Demás  finalidades    contempladas en  la Política de Tratamiento de Información de la empresa.

Usted, como titular de sus datos personales, tiene todo el derecho   de conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos  personales tratados por la empresa. Si su deseo es realizar cualquiera de  estas acciones, lo invitamos a consultar el Capítulo XVII literal C de la Política de  Tratamiento de Información de PROFED LTDA para conocer el procedimiento que debe realizar para enviar su solicitud.

Se  le informa  al titular de  los datos personales  que, si después de treinta  (30) días hábiles contados a partir del recibo del  presente aviso, no manifiesta a la empresa su deseo de no otorgar su autorización para que se efectúe el tratamiento   de sus datos personales, en virtud de la regulación expresamente consagrada en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, la empresa, como responsable del tratamiento,  y/o cualquiera de los encargados del mismo, quedan autorizados para tratar los datos personales del titular, de acuerdo a la finalidades expresadas en la política.

Además,   se le informa   que como consecuencia  de un proceso de organización  institucional, la empresa permita que la  información personal suministrada por usted, pueda ser consultada  o usada para casos específicos por otros miembros de la comunidad educativa, como por ejemplo de los padres  de familia de un mismo grado o de una actividad de grupo. En estos casos, debe entenderse que si la empresa  así lo permite, lo hace única y exclusivamente para efectos académicos o extracurriculares, pero siempre ligados    con la empresa y a sus actividades. Por consiguiente, si usted recibe esa información no podrá en ningún caso utilizarla para contactar a otros miembros de la comunidad  educativa con propósitos comerciales, profesionales, de servicios o de cualquier otra índole.

En el  evento en que usted considere que PROFED  LTDA dio un uso contrario al autorizado  y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a:  habeasdata.profed@gmail.com

En  virtud  de lo anterior,  en mi condición de  estudiante, profesor, empleado,  egresado y/o tercero relacionado  con PROFED LTDA, consiento y autorizo  de manera expresa e inequívoca que mis    datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento.

Para PROFED  LTDA, es muy grato contar con usted.

 

GLORIA  JANETH MÓNOGA MEJÍA

Representante Legal

 

  1. AUTORIZACIÓN  PARA EL TRATAMIENTO  DE DATOS PERSONALES POR   PARTE DE PROFED LTDA.   PARA BASES DE DATOS CREADAS DESPUÉS DE LA ENTRADA EN VIGENCIA  DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROFED LTDA.

PROFED    LTDA, con  el propósito  de dar un adecuado tratamiento a sus datos personales de acuerdo al Régimen General  de Protección de Datos Personales reglamentado por la Constitución Política Nacional en  sus artículos 15 y 20, la Ley 1581 de 2012 y  el Decreto 1377 de 2013, que desarrolla los derechos constitucionales que tienen las personas  de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información que de ellas sea objeto de  tratamiento en bases de datos de entidades públicas y/o privadas, y siendo primordial para PROFED LTDA contar con su consentimiento previo,  expreso y escrito, en el que nos faculte a mantener una comunicación constante con usted, y teniendo en cuenta   que la  empresa usa   la información   personal únicamente  para los fines y propósitos que fue solicitada, en  tanto que sus titulares hayan expresado el consentimiento,  se han tomado unas medidas razonables para asegurar que dicha información sea correcta, completa y pertinente al uso para el cual está  destina, es por ello que le compartimos que PROFED LTDA cuenta con una Política de Tratamiento de Información, por medio de la cual  se establecen los parámetros para manejar la información contenida en los Bancos y Bases de Datos de la empresa, que usted podrá consultar  en el inicio de la página web: www.profed.com.co

Los   datos personales   que usted nos autoriza   a tratar mediante la recolección, el almacenamiento y el uso de los mismos, se realiza de acuerdo a las finalidades descritas en el Capítulo VII de la mencionada política, para:

  1. Mantener una comunicación constante y  eficiente con los titulares de los datos personales, relativa al quehacer de la empresa, de acuerdo a los perfiles  de cada tipo de base de datos definida en la política.
  2. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga PROFED  LTDA.
  3. Dar   cumplimiento  a obligaciones  contraídas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores y empleados.
  4.  Realizar  actividades  de mercadeo, publicidad,  envío de información de cada uno de los programas académicos ofrecidos  por la empresa, así como la promoción de las demás actividades o servicios  relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa.
  5. Evaluar la calidad del servicio
  6. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
  7. Mantener  un consolidado  de la población  que integra la Comunidad   educativa y la realización   de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores    o información     relevante para el cumplimiento de la misión institucional.
  8. Compartir  los datos  personales o   las bases de datos tratadas por la  empresa a terceros que gestionen, ayuden o   desarrollen la ejecución de actividades propias  de la empresa o se deriven del cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros.
  9. Demás  finalidades    contempladas en  la Política de Tratamiento de Información de la empresa.

Usted, como titular de sus datos personales, tiene todo el derecho   de conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos  personales que suministra a la empresa para que sean tratados por ésta. Si es su deseo realizar cualquiera  de estas acciones, los invitamos a consultar el Capítulo XVII literal C de la Política de Tratamiento de Información  de PROFED LTDA para conocer el procedimiento que debe realizar para enviar su solicitud o escribanos a: habeasdata.profed@gmail.com

PROFED  LTDA de acuerdo a lo reglamentado por el artículo 10 del  Decreto 1377 de 2013, queda autorizada  de manera inequívoca y expresa para tratar sus datos personales.

Sin embargo, usted podrá revocar la presente autorización manifestándolo a:  habeasdata.profed@gmail.com

Para PROFED  LTDA, es muy grato contar con usted.

 

GLORIA  JANETH MÓNOGA MEJÍA

Representante Legal.